براي چند لحظه زماني را تصور کنيد که کل اطلاعات پست الکترونيکي شما شامل آدرس ها، شماره هاي تلفن، اسناد مهم، تصاوير و غيره ناپديد شوند. مسلماً اين اتفاق براي شما بسيار مصيبت بار خواهد بود.

اگر مرتباً از نامه‌هاي الکترونيکي خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد، نگران به وجود آمدن چنين وضعيتي باشيد. بنابراين به اين کار اهميت ويژه اي دهيد. براي اينکه در روند تهيه نسخه پشتيبان از نامه‌هاي الکترونيکي به شما کمک کنيم، مراحل انجام اين کار را با برخي از برنامه‌هاي متداول در اين زمينه توضيح مي دهيم. قبل از شروع کار، اشاره به اين نکته ضروري است که دو راه براي بازيابي نامه‌هاي الکترونيکي وجود دارد: نخست دسترسي به نامه ها با استفاده از يک برنامه پست الکترونيکي نصب شده روي کامپيوتر و ديگري استفاده از وب سايت ويژه ارائه دهنده پست الکترونيکي. در هر کدام از اين دو مورد براي ايجاد امنيت خاطر بيشتر، بايد فايل هايتان را روي يک درايو قابل حمل مثل يک CD ذخيره کنيد.




روش اول: برنامه‌هاي پست الکترونيکي
برنامه‌هاي پست الکترونيکي بسياري وجود دارند. در اين مقاله مراحل پشتيباني از نامه‌هاي الکترونيکي توسط سه نمونه از مهم ترين آنها را بررسي مي کنيم.

1- AOL

نرم افزار AOL باعث سهولت دسترسي به سرويس پست الکترونيکي AOL مي شود. حتي اگر از برنامه AOL روي کامپيوترتان استفاده کنيد، نامه هايتان روي سرورهاي AOL مستقر مي شوند، در نتيجه، مي توانيد از طريق برنامه AOL يا وب سايت AOL به پست الکترونيکي AOL دسترسي پيدا کنيد. AOL به صورت خودکار نامه‌هاي ذخيره شده روي سرورهاي خود را بعد از مدت محدودي پاک مي کند. از اين رو بايد به صورت مرتب از نامه‌هاي الکترونيکي خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد. تمام نامه‌هاي جديد و خوانده نشده، به پوشه NEW MAIL در AOL 9.0SECURITY EDITION فرستاده مي شوند. نامه ها براي مدت محدودي در اين پوشه باقي مي مانند و بعد از اينکه يک نامه را خوانديد، به پوشه OLD MAIL منتقل مي شود که در آنجا براي مدت محدودي باقي مي ماند. اين پوشه ها روي سرورهاي AOL مستقر هستند. وقتي که اين محدوده زماني به پايان برسد، AOL آن نامه را پاک مي کند.علاوه بر پاک کردن خودکار نامه ها بعد از يک مدت خاص، AOL ميزان فضاي ذخيره سازي طولاني مدت، نامه ها را از سرورهاي AOL به کامپيوتر خانگي خود انتقال دهيد. AOL از پوشه اي با نام SAVED ON MY PC براي ذخيره دائمي کپي نامه هايي که انتخاب کرده ايد، استفاده مي کند.اين پوشه همچنين با نام PERSONAL FILING CABINET هم شناخته مي شود که روي کامپيوترتان مستقر مي شود.

از آنجا که PERSONAL FILING CABINET شامل نامه هايي مي شود که آنها را براي نگهداري انتخاب کرده ايد، پس بايد از آن نسخه پشتيبان تهيه کنيد؛ بدين منظور به آدرس زير برويد:

C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATION DATA/C_AMERICA ONLINE9.0

سپس به دنبال پوشه اي با نام ORGANIZE بگرديد و کل اين پوشه را روي CD يا درايو FLASH کپي کنيد. در صورتي که لازم است نسخه پشتيبان را بازيابي کنيد، پوشه ORGANIZE و محتويات آن را در آدرس زير کپي کنيد:

C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATIONDATA/AOL/C_AMERICA ONLINE9.0